Feitelijke vereniging: wat is het en hoe richt u ze op?

Wat is een feitelijke vereniging?

Het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) omschrijft de feitelijke vereniging als een vereniging zonder rechtspersoonlijkheid, geregeld door de overeenkomst tussen de leden. Zoals elke vereniging telt ze minstens twee personen, die samen een belangeloos doel nastreven.

Zonder rechtspersoonlijkheid betekent: de vereniging is juridisch geen aparte persoon naast haar leden. Ze kan niets op eigen naam doen. Contracten, een bankrekening en materiaal staan altijd op naam van een of meer leden.

De regels van de vereniging zijn de afspraken die de leden onderling maken. De wet legt een feitelijke vereniging geen bestuursorgaan, geen algemene vergadering en geen ledenregister op, zoals bij een vzw.

Voorbeelden van feitelijke verenigingen

Typische voorbeelden, vaak zonder dat de leden zelf het woord gebruiken:

• een buurtcomité of het comité van een straatfeest;
• een oudercomité van een school;
• een muziekgroep of een toneelgezelschap;
• een hobbyclub, zoals een fotoclub of een wandelgroep;
• een sportploeg die samen traint;
• een groep vrijwilligers die een actie voor een goed doel organiseert.

Hoe richt u een feitelijke vereniging op?

Een feitelijke vereniging oprichten vraagt geen enkele wettelijke formaliteit. De vereniging ontstaat zodra minstens twee personen afspreken om samen een doel na te streven. U hebt geen oprichtingsakte nodig, geen notaris, geen neerlegging bij de griffie en geen publicatie in het Belgisch Staatsblad. Er zijn dus ook geen verplichte kosten.

Toch zet u de afspraken best op papier. U mag dat statuten of een huishoudelijk reglement noemen. Die tekst wordt nergens neergelegd, maar hij bindt de leden onderling, zoals elke overeenkomst. Bij een conflict, een vertrek of de stopzetting heeft u dan iets om op terug te vallen.

Wat legt u best vast?

• Het doel en de activiteiten: wat de vereniging doet, en wat niet.
• Het lidmaatschap: hoe iemand lid wordt en hoe hij weer vertrekt.
• De beslissingen: wie beslist, en of dat samen of bij meerderheid gebeurt.
• De vertegenwoordiging: wie namens de vereniging mag tekenen of bestellen, en tot welk bedrag.
• Het geld: wie de rekening beheert, wie betalingen doet en hoe de leden inzage krijgen.
• Het einde: wat er gebeurt met het geld en het materiaal als de vereniging stopt.

Wie is aansprakelijk in een feitelijke vereniging?

Hier zit het grootste verschil met een vzw. Omdat de vereniging geen rechtspersoon is, gaat ze zelf geen verbintenissen aan. Dat doen altijd personen.

Het WVV regelt de aansprakelijkheid van de leden niet. Daarom gelden de gewone regels van het verbintenissenrecht: wie een contract sluit, of een ander de opdracht gaf om dat te doen, is daar persoonlijk aansprakelijk voor. Wordt een rekening niet betaald, dan kan de schuldeiser zich richten tot die persoon en diens privévermogen.

Enkele situaties waarin dat concreet wordt:

• het lid dat de zaal voor een feest huurt, tekent het huurcontract en is zelf de huurder;
• het lid dat drank of materiaal bestelt, is aanspreekbaar als de leverancier niet betaald wordt;
• het lid dat een verzekering of een abonnement afsluit, blijft daaraan gebonden tot het opgezegd is.

Let op. U leest soms dat alle leden van een feitelijke vereniging altijd en voor alles aansprakelijk zijn. Zo staat het niet in de wet. Of ook andere leden aangesproken kunnen worden, hangt af van de concrete situatie, bijvoorbeeld wie de opdracht gaf. Spreek daarom vooraf duidelijk af wie namens de vereniging mag tekenen.

Een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor uw activiteiten kan een deel van het risico opvangen. Worden de bedragen en de risico’s groter, dan is een vzw het veiligere kader.

Moet u een feitelijke vereniging registreren?

In principe niet. Alleen als bijzondere regels dat vragen, in de praktijk bij personeel of btw-plicht, komt een feitelijke vereniging in de Kruispuntbank van Ondernemingen; wanneer dat zo is, leest u in feitelijke vereniging en de wetgeving.

Het Verenigingsloket in Vlaanderen

Sinds 30 januari 2024 bestaat het Verenigingsloket, een digitaal platform van de Vlaamse overheid. Verenigingen kunnen zich daar registreren. Een feitelijke vereniging doet dat via minstens twee vertegenwoordigers.

Die registratie is vrijwillig. U leest soms dat een feitelijke vereniging zich vanaf maart 2024 verplicht moet registreren. Dat klopt niet. De Vlaamse overheid spreekt van een mogelijkheid, en een decreet of wet die registratie verplicht maakt, is ons niet bekend.

Volgens de Vlaamse overheid levert registratie dit op:

• een eigen code voor de vereniging (vCode);
• vindbaarheid voor potentiële leden, andere verenigingen en (lokale) overheden;
• een eenvoudigere aanvraag van subsidies.

Het Verenigingsloket geldt alleen in Vlaanderen, niet in Wallonië of Brussel. Een gemeente of subsidiegever kan registratie wel als voorwaarde stellen. Vraag dat na voor u een aanvraag indient.

Feitelijke vereniging of vzw: wat is het verschil?

Het kernverschil is de rechtspersoonlijkheid. Een vzw is een rechtspersoon: ze sluit zelf contracten en heeft een eigen vermogen, met de verplichtingen die daarbij horen. Een feitelijke vereniging is eenvoudiger, maar de leden die tekenen dragen het risico.

Een feitelijke vereniging starten kost niets. Wat de oprichting van een vzw kost, leest u op de pagina over de kostprijs van een vzw oprichten. Wilt u meer weten over de vzw zelf, lees dan wat is een vzw. Hoe een feitelijke vereniging eindigt, leest u in een feitelijke vereniging stopzetten.

Wanneer is de stap naar een vzw zinvol?

Een feitelijke vereniging past bij kleine, lokale of tijdelijke initiatieven met weinig geld en beperkte risico’s. De stap naar een vzw is zinvol wanneer:

• u contracten met grotere bedragen sluit, zoals de huur van een lokaal of een evenement met veel bezoekers;
• u personeel wilt aanwerven;
• de organisatie zelf materiaal of een gebouw moet bezitten;
• een subsidiegever of partner rechtspersoonlijkheid vraagt;
• de leden die tekenen hun privévermogen niet langer willen blootstellen.

Een feitelijke vereniging verandert niet vanzelf in een vzw. De leden richten een nieuwe vzw op, met een oprichtingsakte die binnen dertig dagen neergelegd wordt. Vanaf die neerlegging heeft de vzw rechtspersoonlijkheid en kan ze de activiteiten overnemen.

Wilt u die stap zetten, dan kunt u bij ons een vzw laten oprichten, zonder notaris. Wij stellen de statuten en de oprichtingsakte op en regelen de neerlegging en de publicatie.