Kunnen de oprichters de akte zelf opstellen?

Ja. De wet verplicht geen notaris: een onderhandse akte die de oprichters zelf ondertekenen, is geldig, en twee originelen volstaan. Laat de tekst wel nalezen door iemand die het WVV kent. Een fout in de statuten rechtzetten vraagt later een statutenwijziging.

Heeft een feitelijke vereniging een oprichtingsakte nodig?

Nee. Een feitelijke vereniging heeft geen rechtspersoonlijkheid en wordt geregeld door de afspraken tussen de leden. Wie wil dat de vereniging zelf contracten sluit en een eigen vermogen heeft, richt een vzw op met een oprichtingsakte.

Hoelang duurt het voor de oprichting in het Staatsblad verschijnt?

De wet geeft de overheid tien dagen na de neerlegging om de akte bekend te maken in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. Dat is een wettelijke termijn, geen garantie. De vzw bestaat juridisch al vanaf de dag van de neerlegging.

Kan de oprichtingsakte later nog gewijzigd worden?

De statuten kunnen gewijzigd worden door de algemene vergadering, met een bijzonder quorum en een bijzondere meerderheid. Daarna volgt opnieuw een neerlegging binnen dertig dagen en een publicatie in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.

Oprichtingsakte van een vzw: inhoud en valkuilen

Q: Hoeveel oprichters zijn nodig voor een vzw?

Minstens twee. Dat kunnen natuurlijke personen of rechtspersonen zijn. Zijn er minder dan twee geldig verbonden oprichters, dan kan de vzw nietig verklaard worden. Telt de vzw later minder dan twee leden, dan kan de rechtbank haar ontbinden.

Wat is een oprichtingsakte van een vzw?

De oprichtingsakte is het document waarmee de oprichters samen verklaren dat ze een vzw oprichten. Er zijn minstens twee oprichters nodig. Zijn er minder dan twee geldig verbonden oprichters, dan kan de vzw nietig verklaard worden.

De akte bestaat uit twee delen:

de statuten: de vaste spelregels van de vzw, zoals de naam, het doel, de leden, het bestuur en de algemene vergadering;
de andere bepalingen: gegevens die bij de start horen, zoals wie de oprichters en de eerste bestuurders zijn en op welk adres de zetel ligt.

Statuten en oprichtingsakte: wat is het verschil?

De statuten zijn een deel van de oprichtingsakte. Het verschil telt vooral later. Wat in de statuten staat, verandert u alleen met een statutenwijziging door de algemene vergadering. Wat in de andere bepalingen staat, zoals het precieze adres, kan soepeler wijzigen. Hoe een statutenwijziging verloopt, leest u bij statuten van een vzw wijzigen.

Wat moet er in de oprichtingsakte van een vzw staan?

De wet legt vast welke gegevens in de statuten moeten staan en welke ook in de andere bepalingen van de akte mogen. Ontbreken de naam en het gewest van de zetel, of het doel en het voorwerp, dan is de vzw nietig.

Verplicht in de statuten

de naam van de vzw en het gewest van de zetel (Vlaams, Brussels Hoofdstedelijk of Waals Gewest);
het minimumaantal leden;
het belangeloos doel en het voorwerp: waarom de vzw bestaat en met welke activiteiten ze dat doel nastreeft;
de voorwaarden en formaliteiten om lid te worden en om uit te treden;
de bevoegdheden van de algemene vergadering, hoe ze wordt bijeengeroepen en hoe haar besluiten aan de leden en aan derden worden meegedeeld;
hoe bestuurders benoemd worden, hoe hun ambt eindigt en hoe lang hun mandaat duurt;
in voorkomend geval: de regeling voor bijzondere vertegenwoordigers van de vzw;
het maximumbedrag van de bijdragen die leden moeten betalen;
wat er bij de ontbinding met het vermogen gebeurt: het gaat naar een belangeloos doel;
de duur van de vzw, als ze niet voor onbepaalde tijd wordt opgericht.

Mag ook in de andere bepalingen van de akte

de identiteit van de oprichters;
het dagelijks bestuur;
het precieze adres van de zetel, het e-mailadres en de website;
de identiteit van de bestuurders en, als die er is, van de commissaris.

Let op. In de statuten hoort het gewest van de zetel, niet het volledige adres. Zet u het adres toch in de statuten, dan vraagt elke verhuis een statutenwijziging. Staat het adres in de andere bepalingen, dan beslist het bestuursorgaan zelf over een verhuis binnen hetzelfde gewest. Een verhuis naar een ander gewest vraagt altijd een statutenwijziging.

Onderhandse of notariële oprichtingsakte?

Een vzw mag worden opgericht bij onderhandse akte of bij authentieke akte, dat is een akte van de notaris. Voor een gewone oprichting is een notaris dus niet verplicht. Kiest u een onderhandse akte, dan volstaan twee originelen.

	Onderhandse akte	Notariële akte
Wie maakt de akte op	De oprichters, eventueel met hulp van een specialist	Een notaris
Verplicht?	Nee, vrije keuze	Alleen in bijzondere gevallen
Neerlegging bij de griffie	Binnen dertig dagen	Binnen dertig dagen
Rechtspersoonlijkheid	Vanaf de dag van de neerlegging	Vanaf de dag van de neerlegging
Latere statutenwijziging	Kan onderhands	Kan ook onderhands

Een notaris is wel nodig bij bijzondere verrichtingen. Voorbeelden zijn de omzetting van een vennootschap in een vzw en een fusie of splitsing van verenigingen. Wat een oprichting met ons kost, ziet u op de pagina over de kostprijs van een vzw oprichten.

Wanneer moet de oprichtingsakte neergelegd worden?

Binnen dertig dagen na de datum van de definitieve akte worden drie stukken neergelegd bij de griffie van de ondernemingsrechtbank: de oprichtingsakte, een uittreksel ervan en een uittreksel over de benoeming van de bestuurders. De termijn telt in kalenderdagen. Valt de laatste dag op een zaterdag, zondag of feestdag, dan schuift hij op naar de volgende werkdag.

Neerleggen kan elektronisch of op papier. Bij een oprichting via ons regelen wij de neerlegging.

Vanaf wanneer bestaat de vzw?

De vzw heeft rechtspersoonlijkheid vanaf de dag van de neerlegging, niet vanaf de publicatie. Daarna volgt de bekendmaking in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. De wet geeft de overheid daarvoor tien dagen na de neerlegging. Tegenover derden geldt de oprichting vanaf die bekendmaking, tenzij zij er al van wisten.

En als de dertig dagen voorbij zijn?

De griffie mag een neerlegging niet weigeren alleen omdat de termijn verstreken is. Maar zolang de akte niet is neergelegd, bestaat de vzw juridisch niet. Wie in die periode al contracten sluit, neemt een persoonlijk risico (zie fout 7 hieronder).

Veelgemaakte fouten in de oprichtingsakte

De meeste problemen met een oprichtingsakte komen pas later aan het licht: bij een verhuis, een nieuwe bestuurder of een conflict tussen leden. Deze fouten zien wij in de praktijk het vaakst.

1. Een naam kiezen zonder te controleren of hij vrij is

Kies een naam die zich duidelijk onderscheidt. Draagt een andere vereniging of onderneming al dezelfde of een sterk gelijkende naam, dan zorgt dat voor verwarring en mogelijk voor discussies achteraf. Omdat de naam in de statuten staat, vraagt een nieuwe naam later een statutenwijziging. Controleer dus vóór de ondertekening of de naam vrij is, ook in varianten en afkortingen.

2. Doel en voorwerp door elkaar halen of te eng omschrijven

Het belangeloos doel is waarom de vzw bestaat en voor wie. Het voorwerp zijn de concrete activiteiten waarmee ze dat doel bereikt. Omschrijf ze afzonderlijk en duidelijk, en niet te eng. Wie later het doel of het voorwerp wil aanpassen, heeft op de algemene vergadering van de vzw vier vijfde van de uitgebrachte stemmen nodig.

3. Onvolledige gegevens van de oprichters

Vermeld de identiteit van elke oprichter volledig en correct. Voor een natuurlijke persoon gaat het onder meer om naam, voornaam en adres. Voor een rechtspersoon onder meer om de naam, de rechtsvorm en het ondernemingsnummer. Ontbrekende of foute gegevens zorgen voor vertraging. Verzamel alles vooraf en controleer het twee keer.

4. Te weinig bestuurders aanstellen

Een vzw heeft minstens drie bestuurders. Alleen zolang de vzw minder dan drie leden heeft, volstaan er twee. Start de vzw met twee leden en twee bestuurders, dan is er een derde bestuurder nodig zodra er een derde lid bijkomt. Hoe een nieuwe bestuurder benoemd en bekendgemaakt wordt, leest u bij het bestuur van uw vzw wijzigen.

5. De werking van het bestuur onvoldoende regelen

De statuten moeten regelen hoe bestuurders benoemd worden, hoe hun mandaat eindigt en hoe lang het duurt. Leg daarnaast vast hoe het bestuur beslist (quorum en meerderheid) en hoe een bestuurder vervangen wordt bij ontslag of aan het einde van zijn mandaat. Vage regels leiden tot discussies en blokkeringen.

6. Niet vastleggen wie de vzw vertegenwoordigt en tekent

Leg vast wie de vzw naar buiten vertegenwoordigt en wie financiële verbintenissen mag aangaan. Bepaal of één handtekening volstaat of dat er twee nodig zijn, en eventueel tot welk bedrag een uitgave mag zonder voorafgaand besluit van het bestuur. Kiest u voor een dagelijks bestuur of bijzondere vertegenwoordigers, beschrijf dan duidelijk wat zij mogen.

7. Contracten tekenen vóór de neerlegging

Wie in naam van de vzw een contract sluit vóór ze rechtspersoonlijkheid heeft, is daar persoonlijk en hoofdelijk aansprakelijk voor. Hoofdelijk betekent dat elke ondertekenaar voor het volledige bedrag kan worden aangesproken. Dat verandert alleen als de vzw binnen twee jaar rechtspersoonlijkheid krijgt en de verbintenis binnen drie maanden daarna overneemt. Wacht dus met een huurcontract, een lening of grote bestellingen tot de akte is neergelegd.

8. Verplichte vermeldingen vergeten

Twee vermeldingen vergeet men gemakkelijk: het minimumaantal leden en de manier waarop besluiten van de algemene vergadering aan leden en derden worden meegedeeld. Ook het maximumbedrag van de bijdragen en de bestemming van het vermogen bij de ontbinding horen in de statuten.

9. Een voorbeeld of oud model overnemen

Modellen die online circuleren, dateren soms van vóór het WVV van 2019. Bestaande vzw’s moesten hun statuten uiterlijk op 1 januari 2024 in overeenstemming brengen met het WVV. Een oud model overnemen voor een nieuwe vzw is dus riskant. Een model kent bovendien uw doel, uw activiteiten en uw manier van werken niet.

Uw oprichtingsakte laten opmaken

Wij stellen de statuten en de oprichtingsakte op maat van uw vereniging op, zonder notaris, en regelen de neerlegging en de publicatie. Zo vermijdt u de fouten hierboven. Hoe dat in zijn werk gaat, leest u op de pagina over een vzw laten oprichten.

De oprichtingsakte van een vzw