Welke documenten moet een vzw indienen?

Welke documenten moet een vzw indienen, en waar?

Een vzw legt haar documenten op twee plaatsen neer:

• bij de griffie van de ondernemingsrechtbank van de zetel van de vzw. Daar zit het verenigingsdossier. De oprichting, elke wijziging, de ontbinding en de jaarrekening van de meeste vzw’s komen hier terecht.
• bij de Nationale Bank van België (de Balanscentrale). Daar leggen alleen grotere vzw’s hun jaarrekening neer.

Daarnaast registreert elke vzw haar uiteindelijke begunstigden in het UBO-register van de FOD Financiën. En sommige documenten houdt u alleen bij, zonder ze neer te leggen, zoals het ledenregister.

Een oprichting, een statutenwijziging, een bestuurswijziging en een ontbinding worden na de neerlegging bekendgemaakt in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. Dat gebeurt binnen tien dagen na de neerlegging. Neerleggen kan elektronisch of op papier. Wij regelen dat voor u.

Welke documenten legt u neer bij de oprichting?

Een notaris is niet verplicht: een vzw kan ook bij onderhandse akte opgericht worden. Dan volstaan twee originelen van de akte. Wat er in de akte en de statuten moet staan, leest u bij de oprichtingsakte van een vzw.

De termijn van 30 dagen telt in kalenderdagen. Valt de laatste dag op een zaterdag, zondag of feestdag, dan schuift hij op naar de volgende werkdag.

Goed om te weten. Uw vzw bestaat als rechtspersoon vanaf de dag van de neerlegging, niet vanaf de bekendmaking in het Staatsblad. De griffie mag een te late neerlegging niet weigeren alleen omdat de termijn verstreken is. Maar zolang de stukken niet neergelegd zijn, heeft uw vzw geen rechtspersoonlijkheid.

Elk jaar: de jaarrekening en het UBO-register

De algemene vergadering keurt de jaarrekening en de begroting goed binnen zes maanden na de afsluiting van het boekjaar. Daarna wordt de jaarrekening neergelegd. Waar dat gebeurt, hangt af van de omvang van uw vzw.

Hoe u de jaarrekening opmaakt en welke boekhouding uw vzw moet voeren, bespreekt u met uw accountant of boekhouder.

Kleine of grote vzw: waar gaat de jaarrekening naartoe?

De criteria hieronder gelden voor boekjaren vanaf 1 januari 2024. U kijkt naar de toestand op de balansdatum.

Volgens de Nationale Bank voert het merendeel van de vzw’s een vereenvoudigde boekhouding. Die vzw’s leggen hun jaarrekening dus neer ter griffie, niet bij de Nationale Bank. Voor die neerlegging ter griffie noemt de wet geen aparte termijn. Hou veiligheidshalve de algemene termijn van 30 dagen na de goedkeuring aan.

Let op. Een lid, een belanghebbende derde of het openbaar ministerie kan de rechtbank vragen om een vzw te ontbinden die haar jaarrekening niet neerlegt. Eén ontbrekende jaarrekening volstaat. Die vordering kan pas ingesteld worden zeven maanden na de afsluiting van het boekjaar, en ze vervalt als de jaarrekening alsnog neergelegd wordt voordat de debatten gesloten zijn.

Het UBO-register elk jaar bevestigen

De gegevens van de uiteindelijke begunstigden staan in het UBO-register. Het bestuursorgaan bevestigt die gegevens elk jaar, ook als er niets veranderd is. Bij de gegevens horen ondersteunende documenten.

Wat houdt een vzw bij zonder het neer te leggen?

Het ledenregister legt u nergens neer, maar het moet wel in orde zijn. Het bestuursorgaan houdt het bij op de zetel van de vzw. Het register vermeldt:

• naam, voornaam en woonplaats van elk lid;
• bij een rechtspersoon als lid: de naam, de rechtsvorm en het adres van de zetel.

Elke beslissing over de toetreding, de uittreding of de uitsluiting van een lid wordt binnen acht dagen ingeschreven. Het register mag elektronisch zijn. Leden kunnen het inkijken op de zetel na een schriftelijk verzoek, en een overheid of rechtbank moet het onverwijld te zien krijgen.

Ook de boekhouding bewaart u zelf. Of uw vzw daarnaast btw-aangiften moet indienen, leest u bij is een vzw btw-plichtig.

Welke documenten bij een wijziging van statuten of bestuur?

Een statutenwijziging gebeurt in dezelfde vorm als de oprichtingsakte, dus ook onderhands. Verhuist de zetel, dan is een statutenwijziging alleen nodig als het adres in de statuten staat of als de zetel naar een ander gewest gaat. Wat er moet gebeuren en welke meerderheden gelden, leest u bij statuten van uw vzw wijzigen.

Bij een benoeming controleert de griffie zelf in het Centraal register van bestuursverboden of er een Belgisch bestuursverbod bestaat. De verklaring die u meestuurt, gaat over verboden die een rechtscollege in een andere lidstaat van de Europese Economische Ruimte heeft uitgesproken. Meer over de neerlegging leest u bij het bestuur van uw vzw wijzigen.

Een wijziging geldt tegenover derden vanaf de bekendmaking in de Bijlagen, tenzij zij er al van op de hoogte waren.

Welke documenten bij de ontbinding van een vzw?

De algemene vergadering beslist over de ontbinding met twee derde van de leden aanwezig of vertegenwoordigd en vier vijfde van de uitgebrachte stemmen. Bij een klassieke ontbinding zijn er dus twee neerleggingen: een bij de ontbinding en een bij de sluiting van de vereffening.

Alles in één akte kan alleen onder drie voorwaarden:

• er wordt geen vereffenaar aangeduid;
• alle schulden zijn betaald of geconsigneerd, of de schuldeisers gaan schriftelijk akkoord. Een commissaris, of anders een bedrijfsrevisor of gecertificeerd accountant, bevestigt dat in een verslag;
• alle leden zijn aanwezig of vertegenwoordigd en beslissen eenparig.

Na de vereffening worden de boeken en bescheiden ten minste vijf jaar bewaard op de plaats die de algemene vergadering aanwijst. Voor de boekhouding zelf geldt een bewaartermijn van zeven jaar. Hoe de stopzetting verloopt, leest u bij uw vzw stopzetten.

Wie legt de documenten van uw vzw neer?

Wij leggen de documenten voor de oprichting, een statutenwijziging, een bestuurswijziging en een stopzetting voor u neer. Dat kan elektronisch of op papier, en wij volgen de publicatie in het Staatsblad op. Voor de jaarrekening en de boekhouding blijft uw accountant of boekhouder uw aanspreekpunt.

Twijfelt u welke stukken uw vzw nu moet neerleggen, of welke verplichtingen er voor uw vzw gelden? Vraag gratis advies over uw vzw en u krijgt een antwoord op maat.