Een feitelijke vereniging stopzetten

Feitelijke vereniging stopzetten: is er een procedure?

Nee, een formele procedure is er niet. Een feitelijke vereniging is volgens het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) een vereniging zonder rechtspersoonlijkheid, geregeld door de overeenkomst tussen de leden. Er is dus geen rechtspersoon die ontbonden en vereffend moet worden. U hebt geen akte, geen neerlegging bij de griffie en geen publicatie in het Belgisch Staatsblad nodig. Of u het stopzetten, ontbinden of opheffen noemt: voor een feitelijke vereniging komt het op hetzelfde neer.

De vereniging stopt wanneer de leden dat beslissen. Wat niet vanzelf verdwijnt, zijn de verbintenissen die leden voor de vereniging aangingen. Wie een contract sloot, of daartoe opdracht gaf, blijft daar persoonlijk aansprakelijk voor, ook nadat de vereniging gestopt is. Daarom is de afwikkeling belangrijker dan de beslissing zelf.

Gaat het eigenlijk om een vzw, dan gelden andere regels. Verderop leest u hoe u dat herkent.

Wie beslist over de stopzetting?

De leden, volgens hun eigen afspraken. Staat in uw statuten of huishoudelijk reglement hoe de vereniging eindigt, dan volgt u die regels. Zijn er geen schriftelijke afspraken, beslis dan samen met alle leden.

Leg de beslissing schriftelijk vast, ook al verplicht geen wet u daartoe. Vermeld minstens:

• de datum waarop de vereniging stopt;
• wie aanwezig was en wie akkoord ging;
• wie de afwikkeling opvolgt;
• wat er gebeurt met het geld en het materiaal dat overblijft.

Zo’n verslag voorkomt discussie achteraf over wanneer de vereniging stopte en wie wat moest doen.

Wat moet er gebeuren als de vereniging stopt?

Schulden betalen en openstaande bedragen innen

Maak een overzicht van wat de vereniging nog moet betalen en nog moet krijgen. Betaal alle openstaande rekeningen voordat u de vereniging afsluit. Blijft er een schuld open, dan kan de schuldeiser zich richten tot het lid dat de verbintenis aanging.

Lopende contracten beëindigen

Denk aan de huur van een lokaal, verzekeringen, abonnementen, leveranciers en een lidmaatschap van een koepelorganisatie. Zeg ze op volgens de termijnen in elk contract. Een contract loopt op naam van het lid dat tekende, en dat lid blijft gebonden tot het contract beëindigd is. Kreeg de vereniging een subsidie, lees dan na wat de voorwaarden zeggen over een stopzetting.

De bankrekening

De rekening van een feitelijke vereniging staat op naam van een of meer leden. Sluit ze pas af als alle betalingen gedaan en ontvangen zijn. Bewaar de rekeninguittreksels.

Het geld en materiaal dat overblijft

Volg de afspraken die de leden bij de start of later maakten. Zijn er geen afspraken, dan beslissen de leden samen. Een schenking aan een vereniging of vzw met een gelijkaardig doel is een mogelijkheid. Leg vast wie wat krijgt. Over de fiscale gevolgen van een verdeling of schenking beslist u best samen met uw accountant of boekhouder.

Btw en RSZ

Een feitelijke vereniging staat alleen in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) als bijzondere regels dat vroegen, in de praktijk als btw-plichtige of als werkgever. Was dat zo, dan moet de stopzetting ook voor de btw en, bij personeel, voor de RSZ geregeld worden. Wat daar precies bij hoort, regelt u met uw accountant of boekhouder. Stond de vereniging nooit in de KBO, dan hoeft u daar niets te melden. Wanneer een feitelijke vereniging in de KBO komt, leest u in feitelijke vereniging en de wetgeving.

Documenten bewaren

Bewaar de beslissing, de betalingsbewijzen en de opzeggingen. Krijgt u later een vraag van een schuldeiser, dan kunt u aantonen wat er gebeurd is. Was de vereniging btw-plichtig of werkgever, vraag uw boekhouder dan hoe lang u de stukken moet bijhouden.

Let op. Laat een feitelijke vereniging niet gewoon uitdoven zonder afspraken. Een vergeten huurcontract, verzekering of abonnement loopt door op naam van het lid dat tekende.

Hoe verschilt dit van een vzw?

Heeft u eigenlijk een vzw?

Niet elke vereniging is een feitelijke vereniging. Uw vereniging is een vzw als er een oprichtingsakte werd neergelegd bij de griffie en de oprichting in het Belgisch Staatsblad verscheen. Een vzw heeft ook altijd een ondernemingsnummer, al bewijst dat alleen niets: een feitelijke vereniging kan er ook een hebben als ze btw-plichtig of werkgever is.

Een vzw stopt niet door er gewoon mee op te houden: ze moet ontbonden en vereffend worden. Wat daarvoor nodig is en hoe wij dat voor u regelen, leest u op de pagina een vzw stopzetten.

Was een vzw beter geweest?

Soms is stoppen niet de beste keuze, maar wel een andere vorm. Een vzw past beter wanneer:

• de activiteiten groeien en er grotere contracten nodig zijn;
• u personeel wilt aanwerven;
• een subsidiegever of partner rechtspersoonlijkheid vraagt;
• de leden die tekenen het persoonlijke risico niet langer willen dragen.

Een vzw is een rechtspersoon: ze sluit zelf contracten en heeft een eigen vermogen, los van de leden. Wilt u de activiteiten voortzetten, dan richten de leden eerst een vzw op; u kunt bij ons een vzw laten oprichten. Lopende contracten gaan daarna niet vanzelf over naar de vzw: bespreek de overdracht met de andere partij.

Meer over de feitelijke vereniging zelf, met een vergelijking met de vzw, vindt u in feitelijke vereniging: wat is het en hoe begint u.