Handtekenings­bevoegdheid bij verslagen van de AV

Wie ondertekent het verslag van de algemene vergadering?

Voor de neerlegging telt één vraag: wie mag de vzw vertegenwoordigen? Die persoon of personen ondertekenen de stukken uit de algemene vergadering die naar de griffie gaan. Die handtekeningsbevoegdheid volgt uit uw statuten. Dat kan bijvoorbeeld zijn:

• de voorzitter alleen;
• twee bestuurders samen;
• het voltallige bestuursorgaan;
• een bijzondere vertegenwoordiger die de statuten aanduiden.

Kijk daarom in uw statuten vóór u iemand laat tekenen. Staan de namen van de bestuurders niet in de statuten maar in de andere bepalingen van de oprichtingsakte, kijk dan ook daar. Laat alleen tekenen wie volgens die stukken de vzw vertegenwoordigt.

Hoe de algemene vergadering zelf beslist en welke meerderheden gelden, leest u bij de algemene vergadering van een vzw.

Welke stukken worden getekend bij een statutenwijziging?

Een statutenwijziging gaat altijd langs een vergadering met een verslag. De leden kunnen alle besluiten van de algemene vergadering eenparig en schriftelijk nemen, behalve een statutenwijziging. De wijziging gebeurt in dezelfde vorm als de oprichtingsakte: is uw vzw onderhands opgericht, dan kan ook de wijziging onderhands, zonder notaris.

Bij een statutenwijziging gaan deze stukken naar de griffie van de ondernemingsrechtbank:

Het uittreksel wordt binnen 30 dagen na de definitieve akte neergelegd. Valt de laatste dag op een zaterdag, zondag of feestdag, dan schuift de termijn op naar de volgende werkdag. De griffie mag een te late neerlegging niet weigeren alleen omdat de termijn verstreken is. Maar de wijziging geldt pas tegenover derden na de bekendmaking in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad, en die volgt binnen tien dagen na de neerlegging.

Wat er bij een statutenwijziging moet gebeuren en hoe wij dat voor u regelen, leest u bij statuten van uw vzw wijzigen. Wat een publicatie kost, leest u bij de kosten van een vzw.

Wie tekent bij de ontbinding en de vereffening?

Ook de ontbinding beslist de algemene vergadering, met twee derde van de leden aanwezig of vertegenwoordigd en vier vijfde van de uitgebrachte stemmen. Bij een klassieke ontbinding zijn er twee neerleggingen:

1. de beslissing tot ontbinding, met de benoeming van de vereffenaar;
2. de sluiting van de vereffening, aan het einde.

Na de beslissing tot ontbinding komt er een vereffenaar bij. Wie welk stuk tekent, hangt dan af van de beslissing tot ontbinding en van de benoeming van de vereffenaar. Laat dat nakijken voor u iets neerlegt. Blijkt dat niet alle schulden volledig betaald kunnen worden, dan wordt de benoeming van de vereffenaar ter bevestiging voorgelegd aan de voorzitter van de rechtbank.

Ontbinding en vereffening in één akte

Gebeurt alles in één akte, dan is er geen vereffenaar. Dat kan alleen als alle leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn en eenparig beslissen, en als alle schulden betaald of geconsigneerd zijn (of de schuldeisers schriftelijk akkoord gaan). Er komt dan een extra verslag bij: de commissaris, of zonder commissaris een bedrijfsrevisor of gecertificeerd accountant, bevestigt daarin de betaling van de schulden.

Meer over de stopzetting leest u bij uw vzw stopzetten.

Originele handtekening of elektronisch neerleggen?

Neerleggen kan op papier of elektronisch. Dat geldt vandaag ook voor een statutenwijziging en voor de ontbinding van een vzw.

Bij een neerlegging op papier vraagt de omzendbrief over de openbaarmaking van akten van oktober 2023 een originele, handgeschreven handtekening. Dat betekent:

• een kopie of een scan is geen originele handtekening;
• een document met een elektronische handtekening dat u afdrukt, heeft geen originele handgeschreven handtekening meer;
• moet zo’n stuk toch op papier neergelegd worden, dan wordt het opnieuw met de hand getekend.

Kiest u voor een elektronische neerlegging, dan regelen wij die voor u. U hoeft daarvoor zelf niets in te dienen.

Welke fouten worden vaak gemaakt bij de neerlegging?

De handtekening staat op de voorzijde van luik B

Let op. De omzendbrief vraagt de handtekening op de achterzijde van luik B van het neerleggingsformulier. Staat ze op de voorzijde, dan voldoet het formulier niet aan wat de omzendbrief vraagt.

De verkeerde persoon tekent

Een bestuurder die volgens de statuten de vzw niet alleen mag vertegenwoordigen, tekent niet alleen. Zeggen de statuten “twee bestuurders samen”, dan zijn er twee handtekeningen nodig.

Een kopie in plaats van een origineel

Een gescand verslag of een afgedrukte elektronische handtekening is bij een papieren neerlegging geen origineel. Laat het stuk opnieuw met de hand tekenen.

Er ontbreekt een stuk

Deze stukken worden het vaakst vergeten:

• de kopie van de identiteitskaart van wie tekent;
• de gecoördineerde statuten bij een statutenwijziging;
• het bewijs van betaling van de publicatie;
• bij een benoeming: de verklaring over bestuursverboden.

De verklaring over bestuursverboden wordt verkeerd begrepen

Sinds 1 augustus 2023 controleert de griffie zelf in het Centraal register van bestuursverboden of een benoemde bestuurder een Belgisch bestuursverbod heeft. Is er een verbod, dan weigert de griffie de neerlegging van die benoeming. Dat geldt ook voor vzw’s.

Goed om te weten. De bijzondere verklaring bij het uittreksel over de benoeming gaat over iets anders. Ze verklaart dat er tegen de benoemde persoon geen soortgelijk verbod is uitgesproken door een rechtscollege van een andere lidstaat van de Europese Economische Ruimte. Het is dus geen algemene verklaring dat iemand geen bestuursverbod heeft.

Meer over een benoeming of een ontslag leest u bij het bestuur van uw vzw wijzigen.

Laat de neerlegging aan ons over

Wij kijken na wie volgens uw statuten moet tekenen, stellen de stukken op en leggen ze neer, elektronisch of op papier. Twijfelt u wie bij uw vzw tekent? Vraag gratis advies over uw vzw.