Een statutenwijziging is voor veel vzw’s op een bepaald moment onvermijdelijk. De wetgeving verandert, de werking van uw vereniging evolueert, of er is nood aan een aangepaste structuur. Maar hoe zorgt u ervoor dat alles juridisch correct verloopt – zonder risico op fouten, vertragingen of ongeldigheid?
In dit blogartikel geven we u een helder en volledig overzicht van wanneer een statutenwijziging nodig is, welke stappen u moet volgen, en hoe u valkuilen vermijdt.
Waarom een statutenwijziging van uw VZW nodig is?
De statuten vormen het juridisch fundament van uw vzw. Daarin liggen het doel, de structuur, de bevoegdheden en de werking van de vereniging vast. Zodra één van die elementen wijzigt, is een aanpassing van de statuten vereist.
Redenen voor een wijziging van een VZW statuut:
- Wettelijke verplichting
Sinds de invoering van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) in 2019, moeten alle vzw’s hun statuten in lijn brengen met deze regelgeving. De deadline hiervoor was 1 januari 2024. Wie dat nog niet deed, moet bij de eerstvolgende statutenwijziging de volledige statuten actualiseren volgens het WVV. - Wijziging van de naam of maatschappelijke zetel
Als het adres of de naam van uw vzw wijzigt en dit is opgenomen in de statuten, dan moet u deze aanpassen. - Doelwijziging of nieuwe activiteiten
Uw vereniging start nieuwe projecten, breidt uit, of wil haar maatschappelijke doel verduidelijken. - Herstructurering van het bestuur of de ledenwerking
U wenst een dagelijks bestuur toe te voegen, de ledenstructuur aan te passen of bevoegdheden te herverdelen. - Fusie of samenwerking met een andere organisatie
In geval van samengaan of overdracht van activiteiten is een statutenwijziging bijna altijd noodzakelijk.
Stappenplan: hoe verloopt een statutenwijziging van een VZW concreet?
1. Analyse en voorbereiding
Begin met een heldere analyse: waarom moet er iets veranderen? Bepaal samen met het bestuursorgaan welke artikels moeten worden aangepast. Werk vervolgens een ontwerpversie van de nieuwe statuten uit.
✅ Zorg dat deze volledig conform is aan het WVV
✅ Werk met gecoördineerde statuten (nieuwe tekst met alle wijzigingen verwerkt)
✅ Gebruik een juridisch correct model of laat u begeleiden
Tip: Voeg geen overbodige verwijzingen naar het intern reglement toe in uw statuten. Dit beperkt de flexibiliteit en kan bij elke kleine wijziging leiden tot een nieuwe statutenwijziging.
2. Oproeping van de algemene vergadering
De algemene vergadering (AV) is het enige orgaan dat bevoegd is om de statuten van een vzw te wijzigen. Het bestuursorgaan moet de AV minstens 15 dagen op voorhand bijeenroepen.
Checklist voor de oproeping:
- Verstuur de uitnodiging schriftelijk (e-mail mag als statuten dat toestaan)
- Vermeld expliciet de agenda met alle voorgenomen wijzigingen
- Voeg het ontwerp van de nieuwe statuten toe
Let op: een vage vermelding zoals “statutenwijziging” op de agenda volstaat niet. Elke wijziging moet concreet en gedetailleerd vermeld staan.
3. Quorum en stemming
Tijdens de AV moet u rekening houden met het aanwezigheidsquorum én de vereiste stemverhoudingen.
Aanwezigheidsquorum: minstens 2/3 van de leden moeten aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Is dit niet het geval? Dan organiseert u een tweede vergadering (minstens 15 dagen later) die geldig kan beraadslagen ongeacht het aantal aanwezigen.
Stemverhoudingen:
| Soort wijziging | Vereiste meerderheid |
|---|---|
| Algemene statutenwijziging | 2/3 van de stemmen |
| Wijziging van doel of belangeloos karakter | 4/5 van de stemmen |
| Ontbinding van de vzw | 4/5 van de stemmen |
Controleer steeds of uw statuten geen strengere voorwaarden opleggen.
4. Opmaak notulen
Alle beslissingen van de AV moeten correct genotuleerd worden. Zorg dat:
- De aanwezige leden genoteerd zijn
- De stemming per wijziging vermeld wordt
- Het resultaat per punt duidelijk en juridisch correct geformuleerd is
5. Neerlegging bij de ondernemingsrechtbank
Binnen 30 dagen na goedkeuring moet u de gewijzigde statuten neerleggen bij de griffie van de bevoegde ondernemingsrechtbank. Daaruit volgt ook automatisch de publicatie in het Belgisch Staatsblad.
Benodigdheden:
- Gecoördineerde statuten (volledige tekst, met alle wijzigingen verwerkt)
- Uittreksel uit de notulen van de AV
- Formulier I (luik A + 3x luik B)
- Eventueel Formulier II bij adres- of contactwijzigingen
- Kopie van de identiteitskaart van de wettelijke vertegenwoordiger
- Betalingsbewijs van de publicatiekosten
Wat kost een statutenwijziging van een VZW?
De exacte kosten kunnen verschillen, afhankelijk van de complexiteit, maar doorgaans betaalt u:
- Griffiekosten + publicatiekosten: ± €95 tot €120
- Professionele begeleiding: afhankelijk van het dossier
- Notariële akte: alleen verplicht bij o.a. doelwijziging of omzetting (extra kosten notaris)
Veelgemaakte fouten en valkuilen bij het wijzigen van een VZW-statuut
❌ Vage of onvolledige agenda bij de oproeping
✅ Formuleer altijd duidelijk welke artikels wijzigen en wat de inhoud is.
❌ Verouderde formulieren gebruiken
✅ Download steeds de meest actuele versies via de website van Justitie of de FOD Economie.
❌ Quorum onderschatten
✅ Reken op afwezigen. Plan desnoods direct een tweede vergadering in.
❌ Vergeten publicatie te controleren
✅ Controleer na publicatie in het Staatsblad of de gegevens ook correct zijn overgenomen in de KBO.
Wanneer is een notaris verplicht?
Niet elke statutenwijziging vereist een notariële akte. Maar in volgende situaties moet u naar de notaris:
- Wijziging van het maatschappelijk doel
- Omzetting naar een andere rechtsvorm
- Fusie of splitsing
- Vermogensoverdracht buiten de vzw
Hoe wij uw vzw kunnen ondersteunen
Een correcte statutenwijziging vraagt meer dan een Word-bestand met aanpassingen. U moet rekening houden met juridische vereisten, procedurele formaliteiten en deadlines. Daarom helpen wij u met:
- Analyse van uw bestaande statuten en advies op maat
- Opmaak van een juridisch sluitend ontwerp
- Oproeping en notulering van de AV
- Opvolging van griffieprocedure en publicatie
- Permanente update over relevante wetswijzigingen
Veelgestelde vragen (FAQ)
Moet een statutenwijziging van een VZW altijd worden goedgekeurd door alle leden?
Niet alle leden moeten akkoord gaan, maar u moet wel voldoen aan het wettelijk quorum en de vereiste stemverhoudingen (2/3 of 4/5 afhankelijk van het onderwerp). Uw statuten kunnen strengere voorwaarden opleggen.
Hoe lang duurt het gemiddeld om een statutenwijziging te laten doorvoeren?
Reken op 2 tot 3 maanden voor het volledige proces: voorbereiding, oproeping, vergadering, neerlegging en publicatie in het Staatsblad.
Kan ik de statuten van mijn VZW zelf aanpassen zonder hulp?
Dat kan, maar het is niet zonder risico. Fouten in formulering, procedure of formulieren kunnen leiden tot vertragingen of zelfs nietigheid. Professionele begeleiding wordt sterk aangeraden.
Wat gebeurt er als we een ongeldige statutenwijziging doorvoeren?
Dan blijft de oude versie juridisch geldig. Bovendien kunnen beslissingen op basis van foutieve statuten later aangevochten worden, wat risico’s inhoudt voor bestuur en werking.
Zijn er sjablonen of voorbeeldstatuten beschikbaar die conform het WVV zijn?
Ja. Er zijn modelstatuten beschikbaar bij onder andere Scwitch, Cultuurloket en sommige koepelorganisaties. Let wel: deze moeten nog steeds afgestemd worden op de specifieke werking van uw VZW.
Is een wijziging van bestuursleden ook een statutenwijziging?
Nee, dat zijn twee verschillende procedures. Maar als de structuur van het bestuursorgaan wijzigt (bijvoorbeeld oprichting van een dagelijks bestuur), kan dat wél aanleiding geven tot een statutenwijziging.
Wat als we pas later ontdekken dat onze statuten nog niet conform het WVV zijn?
Dan bent u verplicht om dit recht te zetten bij de eerstvolgende statutenwijziging. Wacht daar niet mee — een niet-conforme structuur kan leiden tot aansprakelijkheidsproblemen.
Moeten wij de hele statuten herschrijven bij elke wijziging?
Ja. Sinds het WVV is het verplicht om bij élke wijziging een gecoördineerde versie van de volledige statuten neer te leggen.
Wat als onze statuten niet conform het WVV zijn?
Dan bent u verplicht om deze aan te passen bij de eerstvolgende wijziging. Niet-naleving kan juridische gevolgen hebben.
Kan ik de wijziging online indienen?
Nee, voor VZW’s verloopt de indiening nog steeds via fysieke neerlegging bij de griffie.
Klaar voor een veilige statutenwijziging?
Wilt u fouten vermijden en zeker zijn van een geldige, correct uitgevoerde wijziging van uw vzw-statuten?
Neem gerust contact op voor vrijblijvende begeleiding.
Wij begeleiden vzw’s dagelijks bij statutenwijzigingen, aanpassingen en publicaties in het Staatsblad. Uw dossier is bij ons in veilige handen.
