Wil je samen met andere mensen een project opstarten of een gemeenschappelijk doel nastreven? Dan kom je al snel bij de vraag: welke organisatievorm kies ik?
Een feitelijke vereniging lijkt vaak de eenvoudigste optie, maar er komt meer bij kijken dan je denkt.
Vele mensen denken dat een feitelijke vereniging oprichten betekent dat je gewoon samenkunt met vrienden en direct van start gaat. Dat klopt deels, maar er zijn belangrijke juridische en praktische aspecten waar je rekening mee moet houden. Anders loop je het risico dat je later voor onaangename verrassingen komt te staan.
Wat is een feitelijke vereniging precies?
Een feitelijke vereniging bestaat uit leden. Je hebt minstens 2 leden nodig om een feitelijke vereniging te vormen. De leden maken afspraken over waar de feitelijke vereniging voor staat en hoe zij werkt.
Een feitelijke vereniging bezit geen rechtspersoonlijkheid.
Simpel gezegd: zodra twee of meer personen beslissen om samen een belangeloos doel te realiseren, ontstaat automatisch een feitelijke vereniging. Dat kan zijn tijdens een gezellige babbel aan de keukentafel, bij een biertje in het café, of via een WhatsApp-groep.
Je kan deel uitmaken van een feitelijke vereniging zonder dat je het goed en wel beseft.
Dit onderscheidt een feitelijke vereniging direct van een VZW, die wel over rechtspersoonlijkheid beschikt en formeel moet worden opgericht bij de notaris.
Voorbeelden van feitelijke verenigingen
Voorbeelden zijn een vereniging van beeldende kunstenaars, een buurtcomité, een muziekband, of een kaartclub. Denk ook aan:
- Sportploegjes die samen trainen
- Oudercomités van scholen
- Hobbygroepen zoals fotografieclubs
- Buurtfeesten en lokale evenementen
- Solidariteitsacties in de wijk
Wanneer kies je voor een feitelijke vereniging?
Deze organisatievorm past perfect bij kleinschalige projecten waar je snel wilt starten zonder administratieve rompslomp. Je hebt geen minimumkapitaal nodig om een feitelijke vereniging op te richten.
Feitelijke vereniging is ideaal wanneer:
- Je wilt snel van start gaan
- De activiteiten beperkt blijven in omvang
- Je geen grote financiële risico’s loopt
- Subsidies aanvragen geen prioriteit is
- De administratieve lasten minimaal moeten blijven
Let op: niet geschikt voor grotere projecten
Als je vereniging erkend wil worden en/of subsidies vraagt, stelt de overheid vaak als voorwaarde dat je vereniging rechtspersoonlijkheid heeft. Ook bij grotere financiële risico’s of evenementen met veel bezoekers is een VZW veiliger.
Hoe richt je een feitelijke vereniging op?
Het mooie van een feitelijke vereniging is dat je geen enkele formaliteit hebt om een feitelijke vereniging op te richten: geen publicatieverplichting, noch de verplichting om statuten op te stellen.
Toch raden we je aan om deze stappen te volgen:
Stap 1: Bepaal je doelstelling
Een feitelijke vereniging streeft een belangeloos doel na. Dit doel kan van wetenschappelijke, culturele, sociale of sportieve aard zijn. Wees specifiek over wat jullie willen bereiken. Dit helpt later bij het nemen van beslissingen en voorkomt onduidelijkheden.
Stap 2: Identificeer je leden
Je hebt minimaal twee personen nodig. Belangrijk hierbij: alle leden worden automatisch aansprakelijk voor de verbintenissen van de vereniging. Zorg ervoor dat iedereen dit goed begrijpt.
Stap 3: Maak duidelijke afspraken
Je kan wel statuten opstellen zodat afspraken tussen de leden van de feitelijke vereniging duidelijk zijn. Zet minstens deze zaken op papier:
- Wie doet wat?
- Hoe worden beslissingen genomen?
- Wie vertegenwoordigt de vereniging naar buiten?
- Hoe wordt het geld beheerd?
- Wat gebeurt bij conflicten?
Stap 4: Organiseer je financiën
Een feitelijke vereniging is niet verplicht om een boekhouding te voeren. Toch is het aangeraden om een duidelijke lijst bij te houden van alle inkomsten en uitgaven.
Praktische tips:
- Open een aparte bankrekening voor de vereniging
- Bewaar alle kassatickets en facturen
- Maak maandelijks een overzicht van inkomsten en uitgaven
- Laat verschillende mensen de financiën controleren
Stap 5: Registreer bij het Verenigingsloket
Vanaf maart 2024 moeten een feitelijke vereniging en de vertegenwoordigers geregistreerd worden bij het Verenigingsloket. Via dit loket kan je de gegevens van de vereniging registreren en raadplegen.
Het grootste risico: persoonlijke aansprakelijkheid
Het grootste verschil met een VZW is de aansprakelijkheid. Dit betekent dat je je als individueel lid van de vereniging persoonlijk verbindt, waardoor je ook persoonlijk aansprakelijk kan zijn met je privévermogen.
Wat betekent dit concreet?
Elk lid moet mee ondertekenen, waardoor elk lid ook aansprakelijk is in het geval de afspraken uit het contract niet nageleefd worden. Als je vereniging schulden maakt die niet betaald kunnen worden, kunnen schuldeisers verhaal halen op je persoonlijk vermogen.
Voorbeelden van risico’s:
- Schade tijdens een evenement
- Niet-betaalde leveranciers
- Huurschulden voor lokalen
- Ongevallen waarbij derden gewond raken
Om dit risico op te vangen, kan het aangewezen zijn om een feitelijke vereniging om te vormen naar een vzw. Daarnaast kan je ook een verzekering afsluiten om je aansprakelijkheid in te dekken.
Statuten: niet verplicht, maar wel verstandig
Een feitelijke vereniging is niet verplicht om statuten op te stellen. Toch raden we het sterk aan. Statuten voorkomen discussies en maken duidelijk wie wat doet.
Wat neem je op in de statuten?
Je kan opnemen: een naam voor de vereniging, omschrijving van het belangeloos doel, voorwaarden om toe- of uit te treden als lid, een bepaalde structuur in de vereniging, welke bevoegdheden toekomen aan ieder orgaan, werk met lasthebbers of gemandateerden die de feitelijke vereniging vertegenwoordigen, en omschrijving van de procedure om statuten te wijzigen.
Praktische tips voor statuten:
- Houd het simpel en begrijpelijk
- Vermijd juridisch jargon
- Zorg dat alle leden de statuten begrijpen
- Laat iedereen ondertekenen
- Bewaar kopieën op verschillende plaatsen
Financiële aspecten en BTW
Geld verdienen mag, maar een feitelijke vereniging mag de winsten die ze maakt niet uitkeren aan haar leden. Gebeurt dat wel, dan herkwalificeert de fiscus haar als een maatschap.
BTW-verplichtingen
Verricht de feitelijke vereniging activiteiten die btw-plichtig zijn, zoals het verkopen van goederen of het aanbieden van diensten? Dan is de vereniging onderworpen aan de btw-regelgeving.
Wanneer heb je een BTW-nummer nodig?
- Bij verkoop van goederen
- Bij het aanbieden van diensten
- Bij verhuur van goederen
- Bij organisatie van events met toegangsgeld
Heeft de vereniging een omzet lager dan 25.000 euro, dan kan je een vrijstelling van btw aanvragen (je hebt wel nog steeds een btw-nummer nodig).
Feitelijke vereniging vs VZW: de grote vraag
Veel mensen twijfelen tussen beide vormen. Hier een overzicht:
Kies voor feitelijke vereniging als:
- Je snel wilt starten
- De activiteiten kleinschalig blijven
- Administratie minimaal moet zijn
- Je geen subsidies nodig hebt
- Het risico beperkt is
Kies voor VZW als:
- Je subsidies wilt aanvragen
- De activiteiten groter worden
- Je bescherming wilt tegen aansprakelijkheid
- Je professioneel wilt overkomen
- Je contracten wilt afsluiten
Soms zijn er redenen om een vzw stop te zetten, bijvoorbeeld omdat je niet kan voldoen aan de administratieve verplichtingen die bij het beheer van een vzw komen kijken. Dat hoeft echter niet noodzakelijk ook het einde van je project te betekenen. Je kan dan eventueel kiezen om de omschakeling naar een feitelijke vereniging te maken.
Verschil tussen Feitelijke Vereniging en VZW
| Feitelijke Vereniging | VZW |
|---|---|
| Geen rechtspersoonlijkheid | Wel rechtspersoonlijkheid |
| Geen oprichtingsakte vereist | Oprichtingsakte en statuten verplicht |
| Geen publicatie in Belgisch Staatsblad | Publicatie verplicht |
| Geen boekhoudplicht, tenzij btw-plichtig | Boekhoudplicht volgens wetgeving |
| Leden zijn persoonlijk aansprakelijk | Beperkte aansprakelijkheid voor leden |
Praktische checklist voor oprichting
Voor de oprichting:
- Bepaal je doel en activiteiten
- Vind minstens één andere persoon
- Bespreek de aansprakelijkheid met alle leden
- Overweeg een aansprakelijkheidsverzekering
Bij de oprichting:
- Stel statuten op (niet verplicht, maar wel verstandig)
- Laat alle leden ondertekenen
- Kies vertegenwoordigers naar buiten toe
- Open een aparte bankrekening
- Registreer bij het Verenigingsloket
Na de oprichting:
- Houd een eenvoudige boekhouding bij
- Controleer of je BTW-plichtig bent
- Evalueer regelmatig of de vorm nog past
- Overweeg eventuele verzekeringen
Stappen om een Feitelijke Vereniging op te Richtten
- Bepaal het doel en de werking
- Formuleer duidelijk het doel van de vereniging.
- Bespreek hoe de samenwerking zal verlopen.
- Stel een huishoudelijk reglement op
- Leg afspraken vast over lidmaatschap, werking, financiën en besluitvorming.
- Dit document is niet verplicht, maar voorkomt discussies.
- Kies een naam
- Zorg dat de naam niet verwarrend is met bestaande vzw’s of bedrijven.
- Open een bankrekening
- Open een rekening op naam van de vereniging (vaak vereist de bank een kopie van het huishoudelijk reglement en de gegevens van de bestuurders).
- Organiseer de eerste vergadering
- Leg afspraken vast en verdeel de taken.
- Eventueel: registratie bij btw of lokale overheden
- Enkel nodig bij commerciële activiteiten of subsidies.
Verplichtingen en Aansprakelijkheid
- Aansprakelijkheid: Leden zijn hoofdelijk en onbeperkt aansprakelijk voor verbintenissen van de vereniging.
- Boekhouding: Geen wettelijke boekhoudplicht, maar het bijhouden van inkomsten en uitgaven is sterk aan te raden.
- Contracten: Kunnen enkel afgesloten worden op naam van de leden, niet op naam van de vereniging zelf.
- Belastingen: In principe geen vennootschapsbelasting, maar inkomsten uit commerciële activiteiten kunnen wel belast worden.
Voordelen van een Feitelijke Vereniging
- Zeer eenvoudig en snel op te richten
- Geen kosten voor oprichting of publicatie
- Flexibele werking en weinig administratie
- Ideaal voor kleine, tijdelijke of lokale initiatieven
Nadelen en Risico’s
- Geen rechtspersoonlijkheid: leden zijn persoonlijk aansprakelijk
- Moeilijker om contracten af te sluiten of subsidies aan te vragen
- Minder vertrouwen bij externe partners of overheden
- Beperkte mogelijkheden bij groei of professionalisering
Wanneer Overstappen naar een VZW?
Overweeg een overstap naar een vzw als:
- De activiteiten groeien en er meer financiële middelen of contracten nodig zijn
- Er nood is aan een duidelijke afbakening van aansprakelijkheid
- Er structurele samenwerking met overheden of bedrijven gewenst is
- Je subsidies wil aanvragen waarvoor rechtspersoonlijkheid vereist is
Wettelijk Kader en Voorwaarden
Een feitelijke vereniging wordt niet geregeld door een specifieke wet, maar valt onder het algemeen burgerlijk recht. Er zijn geen formele oprichtingsvereisten zoals bij een vzw. Toch zijn er enkele basisvoorwaarden:
- Minstens twee oprichters
- Gemeenschappelijk doel zonder winstoogmerk
- Geen verplichting tot statuten, maar een huishoudelijk reglement is aan te raden
- Geen verplichting tot inschrijving in de KBO, tenzij er btw-plichtige activiteiten plaatsvinden
Wanneer professionele hulp inschakelen?
Hoewel je een feitelijke vereniging zelf kunt oprichten, zijn er situaties waarin professionele begeleiding nuttig is:
- Als je activiteiten BTW-plichtig zijn
- Bij complexere financiële constructies
- Wanneer je twijfelt tussen verschillende organisatievormen
- Als je later wilt overstappen naar een VZW
- Bij juridische vragen over aansprakelijkheid
Een goede adviseur helpt je de juiste keuzes te maken en voorkomt kostbare fouten. Vooral de overgang van feitelijke vereniging naar VZW vereist expertise om alles correct te doen.
Hoe Kunnen Wij Helpen?
Met jarenlange ervaring in het begeleiden van verenigingen in België bieden wij:
- Advies op maat over de juiste structuur voor jouw initiatief
- Opstellen van huishoudelijke reglementen en begeleiding bij de oprichting
- Ondersteuning bij de overstap naar een vzw
- Juridische check van bestaande afspraken en statuten
- Hulp bij btw, fiscaliteit en aansprakelijkheid
Wil je zorgeloos starten met een feitelijke vereniging, of twijfel je tussen een feitelijke vereniging en een vzw?
Neem gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek. Zo ben je zeker dat je meteen goed begint en geen onaangename verrassingen tegenkomt.
Met onze expertise sta je er niet alleen voor. Samen zorgen we ervoor dat jouw initiatief een stevige juridische basis krijgt en je met een gerust hart kan focussen op wat écht telt: jouw project en de mensen erachter.
Veelgestelde vragen
Kan een feitelijke vereniging eigendommen hebben?
Een feitelijke vereniging kan geen eigendommen bezitten. Elk lid heeft een bepaald gedeelte van een gemeenschappelijke eigendom in handen, maar de vereniging zelf is hiervoor niet rechthebbend.
Moet ik een boekhouding bijhouden?
Een feitelijke vereniging is niet verplicht een boekhouding te voeren. Het is wel aan te raden om een duidelijke lijst bij te houden van alle inkomsten en uitgaven voor overzicht en verantwoording.
Kan ik later overstappen naar een VZW?
Ja, dat kan altijd. Veel verenigingen beginnen als feitelijke vereniging en stappen over naar een VZW zodra ze groeien of meer formele structuur nodig hebben.
Hoeveel kost het oprichten van een feitelijke vereniging?
Het oprichten van een feitelijke vereniging kost niets. Er zijn geen notariskosten of publicatiekosten. Wel kunnen er kosten zijn voor verzekeringen of het opstellen van statuten, indien gewenst.
Wanneer is het beter om te kiezen voor een VZW?
Overweeg een VZW in plaats van een feitelijke vereniging als:
- Je grote evenementen organiseert met verhoogde risico’s.
- Je regelmatig belangrijke contracten moet afsluiten.
- De vereniging eigendom wil verwerven (zoals gebouwen of dure uitrusting).
- Je personeel wilt aanwerven.
- Het jaarlijkse budget boven € 25.000 uitstijgt.
- Je subsidies wilt aanvragen (veel instanties eisen een VZW-statuut).
Conclusie
Een feitelijke vereniging oprichten is eenvoudig en flexibel, maar vraagt wel doordachte voorbereiding. De grootste valkuil is de persoonlijke aansprakelijkheid onderschatten. Zorg ervoor dat alle leden begrijpen wat dit betekent en overweeg altijd een aansprakelijkheidsverzekering.
Start kleinschalig, houd goede administratie bij, en evalueer regelmatig of deze organisatievorm nog past bij jullie groeiende ambities. Met de juiste voorbereiding en begeleiding wordt je feitelijke vereniging een succes.
Heb je nog vragen over het oprichten van een feitelijke vereniging of twijfel je welke organisatievorm het beste past? Neem gerust contact op voor persoonlijk advies op maat. Wij helpen je graag verder met praktische tips en juridische begeleiding.
